Time management

【生活啟發】被事情追著跑嗎?超好用的 123 法則 | 時間管理 #1

最後更新日期:2021 年 6 月 12 日

「天啊!事情好多,忙不完」

「到底哪個要先做?哪個不做?」

生活中每件事情都有不同程度的輕重緩急、優先次序。

但我們卻常常很忙,一股腦的想趕進度,導致最後一事無成。

不過,經過 2020 年每天不斷的實測,我找出了一套很方便操作,又簡單有效的方法!

讓你能夠輕鬆「分類事情」,達到最好的時間管理。

也就是今天要說的「123 法則」。

什麼是 123 法則?

123 法則其實就是「時間四象限的精簡版」(註:這不是正式的法則或名稱!是我自己發明,比較方便稱呼的「事情分類」方法)

傳統的「時間四象限」分成:

4 Quadrants of Time

第一象限:重要、緊急
:現在要出門上班

第二象限:重要、不緊急
:準備幾個月後的大考

第三象限:不重要、緊急
:生活中的「瑣事」

第四象限:不重要、不緊急
:可有可無(娛樂或提醒)

但我後來發現,以上這些其實可以分成 3 個區塊!分別是:

3 Quadrants of Time
  1. 執行(第一、第三象限)
  2. 方向(第二象限)
  3. 提醒(第四象限)

看起來很複雜嗎?
沒關係!其實非常簡單

繼續往下看吧~

我如何使用 123 法則

1、建立自己的「執行」區塊

瑣事統一處理

1 Execute

在 123 法則的第一區塊,其實就是「時間四象限」中,第一跟第三的「瑣事」區塊。

4 Quadrants of Time

也就是那些會讓我們忙不完的事情 — 生活中四面八方的請求。

像是:整理筆記、書桌、出門買東西、轉帳⋯⋯等等

而這些依照「緊急程度」
通常會分成 2 類:

  1. 緊急:需要親自、馬上處理
  2. 不緊急:可以晚點做(或外包,交給別人)

這些事對我們等下第二點要講的「大目標」來說無關痛癢,但又不能忽略(滿煩人的 XD)

因此把它們收集好,抓出來一次做完就很重要,這樣才不會在做「重要任務」時隨便就被打斷。

我通常會每天留 30~60 分鐘
「一次打包」做完這些事。

我稱之為每天的「執行區塊」。

(註:你可以在進入接著我要講的「2 方向」區塊前,就先把「緊急」的事情做完,留著「不緊急」稍後做。或是「全部雜事」一次做完。)

重點就是打包,不要讓雜事把等下做「重要任務」的時間切碎就好。

2、建立自己的「方向」區塊

拆成小目標在每一天

1 Direction

接下來的這個「方向區塊」,可以說是最重要的!

屬於時間四象限中,「重要、不緊急」的部分。

4 Quadrants of Time

比如說自己的「長期計畫」,或是「個人目標」。(EX:準備幾個月後的大考、工作上的專案、每天的自我成長、或是持續的減肥 / 運動計劃)

那些屬於「不緊急」,但需要每天努力,持續維持的「重要事情」。

這個區塊非常重要!但又很容易遺忘。比如說考統測前,因為還很久,很容易就忘記每天都要看書⋯⋯

通常我每天都會保留三小時在這個「方向(策略)區塊」,確保每天都有持續在「自我成長」上前進!

以現在的我來說,
每天固定要做的事有三種:

  • 看書(包括讀聖經)
  • 線上課程(學習)
  • 寫作(經營這個網站)

這是屬於神聖,不可變動的時間(每天都要留時間給自己啊~)

可以先想想自己十年後的願景是什麼,再慢慢往回推到三年,今年,這個月,這個禮拜,那我每一天要做什麼事?

或是從「今年」的目標「以終為始」的推算,從現在起,每天要做哪些事情,才可以達到目標?

比如說:今年想看 12 本書,那每個月就要看一本,每週看幾頁?每天需要看多久才可以達成?

日程表不用很精準沒關係,重點就是列出來每天「固定」要做什麼,做多少?多久?然後每天複習你的大目標,在做的過程逐漸修正!

3、建立自己的「提醒」區塊

3 Remind

好了!最後一個「提醒」區塊就屬於「不重要、不緊急」,但又會很想紀錄起來的事情 XD

比如說:

  1. 想看某位作者寫的其他書(只是現在沒時間)
  2. 提醒自己某個夢想(雖然無法立即執行或放在日程表)
  3. 打發時間的事 & 娛樂

在「3 提醒」區塊的這些事情當然是越少越好,等到某天突然看到想實現,或是真的有「空閒時間」時再做就好。

4 Quadrants of Time

畢竟就屬於「不重要、不緊急」,也多半是記好玩(或心安)的。

結論

時間是世界上最公平的資源,每個人一天都只有 24 小時

因此成功與否的關鍵其實是在於我們能否利用時間!

每次當我覺得緊張、煩躁的時候,都會利用 123 法則幫助我分類,讓我釐清思緒,規劃出下一步行動。

畢竟當我們有太多代辦事項在腦中的時候,會很容易覺得煩躁不安,覺得事情好像怎麼都做不完。

因此,遇到該做的事情就先寫出來,然後照著 123 法則分類吧!

分類的方式有 3 種:

3 Quadrants of Time
  • 1 執行:生活中的「瑣事」
  • 2 方向:每天的固定日程表
  • 3 提醒:想做或可不做的事情

鼓勵你也開始建立自己的 123 法則表,讓生活更有計劃和規律!

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